Allmänna villkor grupper

Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla.

Definitioner

En grupp föreligger när en beställning av logi – med eller utan måltider – på ett hotell omfattar ett sällskap om minst 10 personer som ankommer och/eller avreser vid samma tidpunkt. Vid beräkning av antalet gäller det antal som beställaren angett vid beställningstillfället.

Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för gruppbeställningen.

En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare och dag, samt priset för särskilt beställda tjänster.

Beställning

Beställning kan ske muntligen eller skriftligen.
Hotellet skall skriftligen, t ex via elektronisk post, bekräfta mottagandet av en beställning för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller hotellet. I bekräftelsen bör noga anges priset och vad som beställts; antal deltagare, måltider samt eventuella övriga särskilda önskemål.

För att boka rum på Långholmen måste beställaren vara minst 18 år. Beställaren är ansvarig för alla sina bokade rum och deltagare i gruppen samt att ordnings- och trivselregler följs på anläggningen. Minst 1 vuxen per 10 minderåriga måste bo med gruppen.

Anmärkning:
Senast 2 veckor före första ankomstdatum skall beställaren lämna en namnlista till hotellet över deltagarna med önskemål om rumsfördelning.

Särskilda önskemål vid beställning

Har beställaren särskilda önskemål vad gäller t ex rökning, husdjur, mathållning eller anpassning av inredning till kunder med funktionshinder, skall dessa framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.

Avbeställning

Hotellet skall skriftligen bekräfta mottagandet av en avbeställning, för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller hotellet.

Vid avbeställning senare än fyra veckor före ankomstdatum skall beställaren ersätta hotellet med 75 % av värdet på beställningen.

Vid avbeställning senare än två veckor före ankomstdatum skall beställaren ersätta hotellet med 100 % av värdet på beställningen.

I de fall en beställning innehåller olika ankomstdatum för deltagarna skall, såsom ankomstdatum ovan, räknas det tidigaste datum som angivits i beställningen.

Ersättningsskyldigheten vid avbeställning kan jämkas med hänsyn till om hotellet kunnat sälja det som avbeställts till annan beställare och med beaktande av hotellets kostnader.

Om hotellet drabbas av särskilda kostnader till följd av avbeställningen, utöver värdet av beställningen, skall dessa ersättas till fullo av beställaren. Detta gäller endast om avbeställning skett senare än fyra veckor före ankomstdatum, såvida inte annat avtalats mellan parterna.

Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig, måste detta godkännas av hotellet. Uteblir deltagare från beställd måltid, medför detta ej rätt till nedsättning av priset. Betalning skall erläggas enligt överenskommelse. Har avtal träffats om betalning mot faktura skall beställaren erlägga full likvid senast 10 dagar från fakturadatum. Om betalningsfristen överskrids har företaget rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande diskonto med tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering tillkommer faktureringsavgift.

Förskott

Hotellet kan begära förskottsbetalning. Erläggs ej förskottsbetalning inom avtalad tid är beställningen inte bindande för hotellet.

Vid avbeställning skall avräkning från förskottet ske med belopp som beställaren eventuellt skall erlägga p g a sen av beställning. Återstår därefter något belopp av förskottsbetalningen skall detta belopp, med avdrag för bankkostnader eller motsvarande, återbetalas inom sju dagar från avbeställningen.

Skulle tvist om beställarens ersättningsskyldighet uppkomma, har hotellet rätt att innehålla förskottsbetalningen upp till omtvistat belopp till dess tvistefrågan avgjorts.

Reservation för prisändringar

a) Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är hotellet berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen.

b) Om hotellet vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits ovan, skall hotellet vid boknings tillfället tydligt ange att prisförändringar kan komma att ske.

c) Hotellet skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför hotellets kontroll, berättigar hotellet att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

Ansvar för egendom / vållande av skada

Hotellet har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i hotellrum. Skulle det emellertid visa sig att hotellet eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar företaget för den förkomna/skadade egendomen.

Hotellet ansvarar också för egendom som förvaras i av hotellet låst förvaringsutrymme. Om egendomen är av särskilt högt värde måste emellertid hotellet upplysas om detta. Hotellet har nämligen ingen skyldighet att förvara egendom som är av högt värde och är ersättningsskyldigt för fulla värdet av egendomen endast i det fall hotellet har åtagit sig att ansvara för den.

Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från hotellets sida skall ersättas. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller deltagare i gruppen genom försummelse vållar hotellet.

Tvister

För att lösa tvister eller oklarheter vid tillämpning av dessa villkor, står Visitas Ansvarsnämnd kostnadsfritt till parternas förfogande. Visitas medlemsföretag har förbundit sig att följa Ansvarsnämndens beslut.